Pomen spoštljivega zaključka delovnega razmerja
Med organizacijami se v zadnjem času pojavlja potreba po sistematičnem izvajanju slovesa od odhajajočih zaposlenih. To predstavlja proces t.i. organizacijskega izkrcavanja. Gre za proces, ki vključuje vse aktivnosti pred odhodom zaposlenega iz organizacije. Odpovedi in odhodi zaposlenih predstavljajo sestavni del vsake organizacije – temu se ne moremo izogniti. Zaposleni lahko odhajajo prostovoljno npr. zaradi upokojitve, druge zaposlitve ali pa jim odpoved izroči organizacija.
Namen organizacijskega izkrcavanja je predvsem ustvarjanje pozitivne izkušnje zaposlenega pri odhodu in omogočanje globljega razumevanja odločitev zaposlenega za odhod, kar organizaciji omogoča nadaljnje razvijanje in izboljševanje svojih delovnih procesov. Zaposleni, ki odhajajo, so v večji meri pripravljeni iskreno poročati o stanju organizacije in stvareh, ki jim niso bile všeč. Z »izhodnim intervjujem« tako lahko bolje razumemo, kakšne zaznave ima določen zaposleni o svoji zaposlitvi (npr. kaj misli o delovnih pogojih, delovni poziciji). Prav tako organizacijsko izkrcavanje zmanjšuje morebitna varnostna tveganja in preprečuje pravne težave ali morebitne tožbe s strani nekdanjega zaposlenega, omogoča lažje načrtovanje nadaljevanja delovnega procesa, pridobivanje koristnih povratnih informacij za izboljšavo ter ohranjanje dobrih odnosov.
“Offboarding” navadno poteka v sedmih korakih:
- Prejem ali vročitev odpovedi delovnega razmerja
Ko zaposleni delodajalca seznani z željo po odpovedi delovnega razmerja ali obratno. Obvezno je potrebno predložiti tudi ustrezni pisni dokument.
- Najava odhoda zaposlenega
Po potrjenem odhodu mora delodajalec poiskati ustrezen način za prenos informacij na člane ekipe. V nasprotnem primeru lahko po podjetju hitro zaokrožijo govorice in poskrbijo za poslabšanje vzdušja med zaposlenimi.
- Birokracija
V uradni del celotnega postopka prištevamo pripravo dokumentacije, ustrezno predajo informacij računovodstvu za izplačilo zadnje plače in morebitne odpravnine ter transparentno komunikacijo, preko katere poskrbimo, da ne pride do nobenih nesporazumov, povezanih z odpovedjo delovnega razmerja.
- Prenos zadolžitev
Zaposleni v odhajanju mora poskrbeti za prenos zadolžitev na novega zaposlenega. V primeru, da novega zaposlenega še ni, lahko zaposleni projekte preda drugemu članu ekipe, ki bo po njegovem odhodu uvedel novega zaposlenega ali pa obdržal dodatne delovne naloge.
- Deaktivacija dostopov in vračilo opreme
Poskrbeti je potrebno za deaktivacijo raznih gesel za dostop do zaupnih informacij, poslovnih prostorov ter elektronskih računov. V primeru uporabe službenega vozila, računalnika, telefona ali druge opreme je potrebno pravočasno organizirati tudi njeno vračilo.
- Izhodni razgovor
Gre za pogovor med članom organizacije (npr. vodjo, kadrovikom) in zaposlenim, ki jo zapušča. Namen je pridobiti informacije o razlogu za odhod zaposlenega, njegovi stopnji zadovoljstva, morebitnih težavah pri usklajevanju službe in zasebnega življenja, odnosu s sodelavci itd. V okviru razgovora se lahko pridobi informacije o spremembah, ki bi lahko preprečile odhod zaposlenega in priložnostih za razvoj, ki bodo morda preprečile odhode drugih sodelavcev.
- Slovo
Pomembno je narediti in pustiti dober vtis, zato je dobro razmisliti o poslovni zabavi ali drugem primernem načinu slovesa od sodelavca.
Pogosto slišimo, da je prvi vtis, ki ga organizacija naredi na (potencialnega) zaposlenega, ključen, a pozabljamo, da o organizaciji in njenem načinu dela ter vrednotah veliko pove tudi zadnji vtis. Ne pozabite nanj.