Privacy Statement

(Personal data protection policy)

1. Introduction

The purpose of this statement about privacy protection is to inform individuals, clients, coworkers and employees and other persons (from here on: individual), that work with HRM One d.o.o., Finžgar street 4, 1000 Ljubljana (from here on: company) about the purpose and the legal basis, security measures and rights of individuals concerning the processing of personal data by our company.

We appreciate your privacy, so we always take great care in protecting your data

Your personal data is processed in accordance with the European legislature (regulation (EU) 2016/697 about the protection of individuals personal data and the flow of such data (from here on: General regulation) and the current legislature from the field of personal data protection ( Law of personal data protection (ZVOP-1, Ur. I. RS, št. 94/07)) and other legislature that forms the legal grounds for processing personal data.

The policy of personal data protection includes information for individuals about how the company manages the processing of personal data, that they receive from the individual on the legal grounds described in the following chapters.

This statement is for visitors of our website, candidates, jobseekers, clients of our services, and other individuals or companies we work with.

Manager of personal data is the company:

HRM One d.o.o.

Finžgar street 4

1000 Ljubljana

E-mail: info@hrm-one.si

Phone: +386 31 737 788

Contact person for personal data protection:

Individuals, to which the personal information pertains, can turn to the following person in charge of personal data protection for any questions related to the processing of their personal data and realisation of their rights:

DATAINFO.SI, d.o.o.

Tržaška street 85,

SI-2000 Maribor

www.datainfo.si

E-mail: dpo@datainfo.si

Phone: +386 (0)2 620 4 300

2. Types of personal data

Personal data means any kind of information regarding a specific or specifiable individual (from here on: individual, to whom the personal data pertains); specifiable individual is one, that can be directly or indirectly specified, especially with an identifier like names, ID numbers, location information, web identifier, or identifiers of physical, physiological, genetic, mental, business, cultural or societal identity of individual.

We can collect the following types of personal data:


  • Name, last name, permanent and temporary address, birth day, gender, home and work phone numbers, private or work e-mail address, LinkedIn adress or profile or any other profile like it, Skype or any other similar address, and photos related to work.
  • Tax, ID and other numbers and information out of personal documents (if it is necessary), number of work permit (if it is necessary) and other ID numbers
  • Data about employment, duration of employment, including dates, information about employers and past employers, places of employment, information about education, training, certificates, rewards and licences and other work related information.
  • Labour file, vacation leaves and information about contracts.
  • Information about efficiency like goals, estimations, notes, feedback results, work equipment, career and replacement plans, skills and jurisdictions and other work related qualifications.
  • Information necessary for legal congruency and risk management, like disciplinary records.
  • Information about paid wages, bonuses, insurance info, dependent persons, data about bank accounts.


We can create new personal data about you, for example records of interviews and meetings you had. With your express agreement we can also do a psychological evaluation.

3. Načini in viri za pridobivanje osebnih podatkov

Vaše podatke praviloma pridobimo od vas osebno (npr. preko spleta, po e-pošti, po telefonu, osebno ali kako drugače), vendar to ni edini način pridobivanja podatkov.

Ostali načini so še:


  • Osebne podatke ste sami javno objavili, tudi na družbenih omrežjih kot so Linkedin ali druga omrežja, vendar le v primeru, ko je vaš profil javen.
  • Vaš delodajalec nam je posredoval vaše osebne podatke, kadar je naročnik naših storitev in za njega opravljamo pogodbeno obdelavo osebnih podatkov.
  • Vaš življenjepis (oz. CV) ste nam posredovali v kadrovsko selekcijskem postopku in te podatke lahko uporabimo, da vam npr. ponudimo novo zaposlitveno priložnost.
  • Priporočila vaših bivših sodelavcev, nadrejenih, delodajalcev oz. drugih tretjih oseb.
  • Osebni podatki, ki jih vi osebno priskrbite o tretjih osebah (npr. sodelavcih, kandidatih, delodajalcih ipd.), kot so npr. priporočila ali vaši komentarji. Vendar te podatke želimo le, če imate za to pravno podlago in ravnate v skladu z zahtevami o varstvu osebnih podatkov po GDPR in slovenski zakonodaji o varstvu osebnih podatkov.


Ti osebni podatki so nam v pomoč, da izvajamo svoje aktivnosti in upravljamo svoje zakonite poslovne interese.


Z vašim izrecnim predhodnim pisnim soglasjem lahko opravimo tudi preverjanje vaše preteklosti, vključno s preverjanjem kazenskih kartotek, vendar le z upoštevanjem ukrepov, ki jih določa zakonodaja.

4. Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebne podatke obdelujemo zlasti v naslednje namene, kot je pomoč pri zaposlovanju, zaposlovanje, oglaševanje zaposlitvenih priložnosti pri naročnikih, privabljanje kadrov in kadrovanje, usposabljanje, coaching, opravljanje kadrovske funkcije za naše naročnike ter za administrativne kadrovske postopke. Neizbranim kandidatom bomo do preklica sporočali tudi morebitne nove priložnosti.

Obdelujemo osebne podatke tudi za svetovanje vam in našim naročnikom, kar zajema tudi sodelovanje na sestankih ali v telefonskih razgovorih ter za potrebe prostovoljnih psiholoških testiranj.

Podatke obdelujemo tudi v okviru priprave izplačil plač, bonitet, potnih stroškov in drugih ugodnosti, upravljanja in načrtovanja kadrovskih kapacitet, usposabljanja in razvoja kadrov, načrtovanja napredovanja in nasledstva.

Podatke obdelujemo tudi za morebitno obrambo v pravdnih in drugih pravnih postopkih in zagotavljanja skladnosti, kar vključuje skladnost z zahtevami državnih organov po osebnih podatkih, skladnost z davčnimi postopki, za zagotavljanje varnosti pri delu ipd. Lahko jih uporabimo za interno poročanje, ob revizijah in v drugih pravnih zadevah v okviru običajnih namenov poslovanja.

Podatke lahko uporabimo tudi za izboljševanje storitev, kar zajema prepoznavanje težav pri obstoječih storitvah, načrtovanje izboljšav obstoječih storitev, oblikovanje novih storitev. Pri tem si lahko pomagamo tudi z anketiranjem.

5. Pravna osnova za obdelavo osebnih podatkov

Uporaba osebnih podatkov temelji na eni od naslednjih zakonskih podlag:


  • obdelava osebnih podatkov na podlagi izrecnega soglasja in se uporablja kot osnova pri obdelavah, ki so obvezne ali potrebne,
  • obdelava osebnih podatkov za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik ali zaradi sklenitve pogodbe o zaposlitvi ali izvedbe korakov za sklenitev pogodbe o zaposlitvi ali v primeru izvajanja pogodbe o zaposlitvi,
  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,
  • obdelava podatkov temelji na zakonitih poslovnih interesih, ki vključujejo splošne kadrovske in delovne postopke, razkritje za namen revizije in poročanja, notranje preiskave, pogodbene obveznosti do tretjih oseb, vodenje varnosti omrežnih in informacijskih sistemov, promocijo poslovanja, vodenje in upravljanje poslovanja ter zagotavljanje storitev naročnikom,
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Obdelava posebne vrste osebnih podatkov (npr. rasni, biometrični podatki, podatki o članstvu v sindikatu, podatki o zdravstvenem stanju, podatki o verskih prepričanjih ipd.) vedno temeljijo na naslednjih osnovah, ko obdelavo določa ali dovoljuje veljavna zakonodaja (npr. za zagotavljanje skladnosti z obveznostmi poročanja o raznolikosti); ko gre za obdelavo po uradni dolžnosti organov, pristojnih za odkrivanje ali preprečevanje kriminala; ko je obdelava potrebna za uveljavitev, izvajanje ali obrambo zakonskih pravic; ali smo pred obdelavo vaših posebnih osebnih podatkov skladno z veljavno zakonodajo pridobili vaše predhodno izrecno soglasje (ta pravna podlaga se uporablja samo v povezavi z obdelavo, ki je popolnoma prostovoljna – ne uporablja se za obdelavo, ki je kakorkoli potrebna ali obvezna).

6. Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje, so predvsem:

  • računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
  • vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
  • vzdrževalci informacijskih sistemov;
  • ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (Microsoft, Google);
  • ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Podjetje kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

7. Piškotki

Spletna stran podjetja deluje s pomočjo t.i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve.

Več o piškotkih si preberite na povezavi: https://hrm-one.si/piskotki/

8. Pravice iz varovanja osebnih podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

  • Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
  • Zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas, ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
  • Zahtevate popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
  • Zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
  • Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
  • Zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
  • Zahtevate prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.
  • Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na info@hrm-one.si ali z redno pošto na naslov HRM One d.o.o., Finžgarjeva ulica 4, 1000 Ljubljana.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, če je vaša zahteva za dostop očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja, pa lahko v takšnem primeru tudi zavrnemo zahtevo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko posameznik uporabi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://ip-rs.si.

V primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava na: https://ip-rs.si.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na naše podjetje preko elektronske pošte na info@hrm-one.si ali z redno pošto na naslov podjetja.

9. Rok hrambe

Podjetje bo hranilo osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor podjetje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za čas sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih podjetje obdeluje na podlagi osebne privolitve posameznika ali zakonitega interesa, bo podjetje hranilo do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Podjetje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora podjetje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

10. Varovanje podatkov in točnost podatkov

Podjetje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Podjetje se bo trudilo, da bodo osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

11. Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani podjetja: https://hrm-one.si/. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela direktorica Maja Fesel Kamenik.